Les volumes croissants de documents papier à archiver continuent de poser problème aux entreprises européennes

LONDRES, October 4, 2012 /PRNewswire/ --

Les volumes croissants de documents papier à  archiver  continuent de poser problème aux entreprises européennes

Une étude montre que les entreprises européennes souhaiteraient mieux gérer leurs archives papier, dans le respect de l'environnement.

Une étude européenne, publiée par le spécialiste de la gestion de l'information Iron Mountain, montre que la gestion du papier continue de poser de gros problèmes aux entreprises et que, paradoxalement, celles-ci ne lui accordent pas une priorité suffisante.

Près de la moitié (45 %) des entreprises européennes interrogées par Iron Mountain reconnaissent des difficultés de gestion de leurs informations et plus de la moitié (59 %) déplorent l'espace qu'occupent leurs archives papier. Près de la moitié des entreprises sondées (45 %) n'ont pas de responsable désigné de la conservation des documents, ce qui fait que les responsabilités sont réparties dans toute l'entreprise.

Pour Iron Mountain, l'entreprise sans papier, certes idéale, relève toujours de l'utopie car les entreprises continuent à produire et copier des documents papier, qu'elles stockent.

Selon l'AIIM (Association of Information and Image Management), les entreprises détiennent aujourd'hui dix fois plus d'information qu'il y a cinq ans. Beaucoup éprouvent les pires difficultés à s'y retrouver entre les éléments de facturation, les dossiers client, les licences et les factures à régler. Dans les grands centres urbains européens, il n'est pas rare que les locaux les plus chers soient mobilisés pour stocker un volume croissant d'archives et de fichiers.

Marc Delhaie, PDG d'Iron Mountain commente ainsi cette problématique : « Avant de s'embarquer dans un programme de réduction du papier, les entreprises doivent absolument comprendre quelles informations elles détiennent et distinguer les plus précieuses et celles qui les exposent à des risques majeurs. Les entreprises qui gèrent le mieux leur utilisation du papier sont celles qui archivent leurs dossiers les plus importants dans des locaux sécurisés distants, qui numérisent leurs documents papier et qui n'hésitent pas à détruire et recycler chaque fois que possible. »

A la lumière de cette étude, Iron Mountain recommande aux entreprises de s'intéresser aux défis que leur pose leur propre gestion de l'information pour en tirer un maximum de bénéfices.

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